No primeiro semestre de 2014, uma novidade na maneira de enviar informações ao governo vai movimentar toda a organização das empresas. Trata-se do eSocial, uma proposta de escrituração em meio digital das informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relativas a todos os empregados, empregadores, contribuintes individuais e serviços terceirizados. 

Atualmente, o processo de apuração das informações é burocrático porque tanto empresa quanto governo, às vezes, inserem dados incorretos que são difíceis de ser rastreados. Na proposta do eSocial, os dados de funcionários e prestadores de serviços serão lançados em tempo real em uma plataforma única que se comunicará com sete órgãos do governo: Ministério do Trabalho e Emprego, Caixa Econômica Federal, INSS, Ministério do Planejamento, Receita Federal, Ministério da Previdência Social e Ministério da Fazenda. Dessa forma, por exemplo, os profissionais não terão mais problemas em pedir a aposentadoria e a empresa não será mais multada por procedimentos burocráticos que desconhecia, entre outros benefícios anunciados.

O eSocial irá, gradualmente, substituir as obrigações acessórias com livro de registro de empregado, folha de pagamento, GFIP, RAIS, CAGED, DIRF, Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP), Arquivos Eletrônicos Entregues à Fiscalização (MANAD) e Formulários do Seguro Desemprego. “O eSocial pode tornar o Brasil um país menos burocrático, mas isso não vai acontecer no curto prazo, dado o volume de informações e procedimentos que a ferramenta vai exigir. Os resultados podem aparecer daqui a dois ou três anos”, avalia o sócio da PwC Marcel Cordeiro.

Primeiros passos
O governo posiciona o acontecimento como uma nova era nas relações entre empresa, empregador e gestão pública. Mas como isso funciona na prática? Quais são os desafios nessa primeira etapa da proposta? E como as empresas estão se preparando para esse envio? São muitas as perguntas que permeiam um projeto dessa amplitude, mas a julgar pelas entrevistas realizadas com empresas gaúchas, fornecedores de tecnologia e especialistas no assunto, há uma boa sintonia entre todos os elos do projeto.

Por exemplo, no sistema de crédito cooperativo, Sicredi, o eSocial está sendo estudado minuciosamente. “Nesse primeiro momento, estamos fazendo o mapeamento de rotinas trabalhistas e previdenciárias, analisando o grau de aderência do sistema de folha de pagamento aos layout – por evento e mensal – do eSocial”, garante Angela Maria Machado, gerente de Serviço de Gestão de Pessoas do Sicredi. Para ela, é importante que a empresa realize testes antes do real envio de informações para os órgãos do governo, previsto para ocorrer em março de 2013.

Na Liess, empresa que desenvolve projetos para atender às necessidades da indústria de bebidas, o ritmo não é diferente. “Se o envio de informações para o eSocial será feito em breve, na metade do ano que vem, ou no final de 2014, não importa; precisamos, hoje, focar as necessidades da proposta”, afirma Solange Azambuja, gerente de RH da companhia.
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Angela, do Sicred: mapeamento de rotinas

Comunicação entre as demais áreas
Mas para quem pensa que essa é uma tarefa isolada do RH, o eSocial passa longe desse conceito. Ao contrário, ao solicitar que todos os trabalhos tercerizados também sejam colocados nos dados enviados ao sistema, cria-se uma troca de informações maior entre o RH e as demais áreas, que passarão a colaborar com o departamento de gestão de pessoas nessa tarefa. “A adoção do eSocial não trará mudanças apenas para o RH. Por conta de sua complexidade, outros setores terão de ser envolvidos para que o projeto funcione da melhor forma possível. A padronização das informações beneficiará a todos: empresas, empregados e governo”, destaca Cordeiro, da PwC.

No Sicredi, o maior desafio foi esclarecer que o eSocial era  um projeto multidisciplinar. “O tema estava sendo tratado como um problema do RH, sendo que todas as áreas terão de alimentar o eSocial com informações. Sim, o RH pode e deve liderar o projeto, mas dependerá do apoio e de informações de outras áreas”, explica Angela, do Sicredi. Diante dessa realidade, a companhia resolveu elaborar um projeto delineando a atual situação do Sicredi versus a situação pretendida, abordando estrutura e deficiências da empresa. Após concluído, o assunto será submetido à diretoria. “Submeteremos à diretoria para que tenhamos o apoio necessário para atender às necessidades do eSocial, pois impactará em práticas muito arraigadas na cultura da empresa, como prazos de admissão e demissão e contratação de terceiros.”

Também de olho nessa necessidade, as equipes de RH, contabilidade, compras entre outros setores da Liess, estão frequentando palestras e encontros que debatem o funcionamento do sistema. “Como a proposta vai impactar várias áreas da organização, todos precisamos estar preparados”, diz Solange. “Com a padronização de envio de documentos, nossa rotina de trabalho vai ser alterada, teremos de ficar atentos à constante revisão de processos e aos prazos, e todos devem colaborar”, acrescenta.

Migração dos dados
#L#Partindo da lógica de que todas as áreas devem fornecer informações para o RH, os sistemas que armazenam os dados nos diferentes departamentos precisam falar a mesma língua. “O sistema de RH deve conversar com a plataforma usada no financeiro, no jurídico e assim por diante”, diz Cordeiro, da PwC. O especialista explica que não é preciso que todos os softwares sejam de um único fornecedor de soluções de TI, mas a troca de informações entre os sistemas é imprescindível para o sucesso do envio de informações no eSocial. Cordeiro ainda alerta que todas as empresas precisam da certificação digital para que o envio de informações seja de fato oficializado.

Sempre que um novo modelo de trabalho é aplicado gera dúvidas e incertezas, e para diminuir essa insegurança empresas de solução digitais estão realizando palestras e debates sobre o tema. A Senior Sistemas, por exemplo, desenvolveu uma página específica sobre o eSocial em seu portal, onde os visitantes encontram informações detalhadas sobre o sistema, perguntas frequentes, infográficos, hangouts e vídeos. “Nosso objetivo é auxiliar os profissionais da área nesse processo de adequação, fornecendo o máximo de esclarecimentos”, pontua Ricardo Kremer, gerente de produto da Senior Sistemas.

Vencidos esses temores iniciais da proposta, o eSocial promete ser um grande aliado das empresas, é o que garante Angela, do Sicredi. “Assim que forem sanadas todas as dúvidas que hoje assombram os profissionais de RH, tenho certeza de que o sistema será um aliado das empresas, empregados e órgãos de fiscalização”, diz.