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Desde os primórdios, a comunicação é a atividade mais comum a qualquer pessoa. Estudos indicam que homens e mulheres da idade da pedra se comunicavam por gestos e gritos num primeiro momento e depois passaram a desenhar (os hieróglifos) suas conquistas, medos e anseios nas cavernas. Avançamos no tempo e nos posicionamos nos dias de hoje: a importância da comunicação continua sendo a mesma. No mundo corporativo, por exemplo, pesquisas realizadas em organizações mostram que setenta e cinco por cento do tempo de um gestor é gasto se comunicando com outros, seja para conversar, telefonar, ler, escrever relatórios, mandar e-mails ou administrar conflitos.

E esta comunicação não pode ser de uma única via. A capacidade do indivíduo de saber comunicar-se, de dialogar e de entender aos outros, bem como a de fazer-se compreender, é uma das competências mais estimadas no mercado de trabalho. Líderes autênticos são mestres neste quesito. Sabem o que interessa às pessoas, do que elas necessitam e como motivá-las. Alguns nascem com o dom, mas a maioria tem de moldá-lo.

Nesse sentido, a área de Recursos Humanos pode ser uma grande aliada de líderes e futuros gestores, ao disseminar a importância da correta comunicação. Nas próximas linhas, elencamos dicas do consultor Ernesto Berg que podem ajudar o RH nesta tarefa:

1. É impossível você não se comunicar

É bom levar em conta que tudo o que você faz e tudo o que você diz, comunica aos outros o seu modo de ser. E, mais importante ainda, tudo o que você não diz e tudo o que você não faz, comunica igualmente às pessoas que estão ao seu redor. Na condição de líder isto é vital, porque todos estão de olho em você, durante todo o tempo. Os liderados e demais pessoas à sua volta analisam constantemente seus comentários e suas ações: como você fala, como você sorri (ou não sorri), se você presta atenção nos outros (ou não) quando conversa, se você é assertivo, se você fala ou se omite, se é impaciente ou agressivo e assim por diante. Portanto, é impossível você não se comunicar mesmo que esteja dentro de uma concha. Até mesmo ao não se comunicar, você está dizendo a todos que prefere ficar isolado em vez de manter contato.

2. Comunicação começa por você

A comunicação se inicia por você, mas é processada e entendida na mente da outra pessoa. A pergunta é: o que e como a outra pessoa entendeu o que você disse? Logo, o que importa não é o que você diz, mas o que a outra pessoa entende do que foi dito. É fundamental saber comunicar-se de forma clara, objetiva e concisa. Antes de comunicar algo clarifique suas próprias ideias e a maneira de transmiti-las. Os pontos básicos de uma boa comunicação são: objetividade; clareza — vá por etapas, dê as explicações necessárias, não misture um assunto com outro; concisão — não diga em cinquenta palavras o que pode dizer em dez, nem diga em cinco palavras o que deve dizer em vinte.

3. Ouça com atenção

Muitas vezes as pessoas acham que estão ouvindo, quando na verdade elas estão pensando no que vão dizer assim que o interlocutor parar de falar. Embora às vezes possa ser difícil, faça um real esforço para ouvir o que a outra pessoa está dizendo, porque nossa tendência é a de nos ocuparmos com algo e não de apenas ouvir. Essa impaciência é porque, muitas vezes, achamos que temos a solução e queremos colocá-la em prática o quanto antes. A verdadeira comunicação é uma via de mão dupla. Deixe de lado o que você estava fazendo e olhe nos olhos da outra pessoa, mostre que você está interessado no que ela diz. Deixe que o interlocutor perceba que você se importa com o que ele está dizendo.

4. Dê fluência ao diálogo

Não interrompa quando o outro estiver falando. Evite atitudes agressivas ou defensivas, pois isto só dificultará o desenrolar da conversação e do entendimento. Ouça as sugestões, opiniões e ideias com naturalidade e aceitação. Sobretudo, não se irrite nem demonstre aborrecimento se os outros expressarem pontos de vista diferentes dos seus, nem concordarem com você. Se for contra-argumentar faça-o com tranquilidade, sem afetação. Ficará surpreso de quantas ideias e soluções novas surgem simplesmente ouvindo.

5. Faça perguntas criativas

Líderes que ajudam os outros a crescer e a inovar continuamente geram perguntas criativas. Perguntar é uma forma ativa e criativa de fazer sondagens que auxiliam outros a crescerem. Ouvir é uma forma receptiva que também auxilia no desenvolvimento das pessoas. Essas duas formas complementares de abordagem fazem parte do ciclo de crescimento da comunicação. Líderes inovadores e que buscam soluções para os problemas concentram-se em fazer as perguntas certeiras, adequadas, muitas vezes gerando questões provocativas que obrigam as pessoas a se aprofundarem nos temas em discussão. Ao desenvolver outros líderes por meio de perguntas, eles os estão ajudando a crescer e a terem experiências singulares. Desafie os outros e a si mesmo, procurando soluções por ângulos diferentes. Cave e aprofunde mais as experiências, perspectivas e motivações. Desafie, de vez em quando, o status quo, e leve a conversação para outro patamar, diferente do atual.

6. Tenha coerência entre mensagem verbal e não verbal

Líderes sabem da importância em manter coerência entre palavras e atos. O professor Albert Mehrabian, da Universidade da Califórnia, pesquisou o processo de comunicação e os estudos revelaram que apenas 7% do significado de uma mensagem é feito verbalmente, enquanto que 38% são transmitidos pelo tom de voz e 55% através da linguagem corporal. Isto é, comunicamos 93% da nossa mensagem de modo não verbal através do tom de voz, gestos, postura, jeito de nos conduzirmos e falarmos etc. Quando nossa linguagem verbal contradiz nossa linguagem não verbal, o resultado será uma distorção de comunicação e o interlocutor acreditará, não no que você disse, mas no que ele viu e sentiu. Desse momento em diante ele passará a prestar atenção na nossa postura e ignorará as palavras.

7. Líderes são ótimos comunicadores

A capacidade de comunicação é uma das habilidades mais importantes de que o líder necessita para ser bem-sucedido em sua missão. Se você pretende liderar uma equipe, um departamento, uma organização, ou o que mais for, terá de tornar-se um expert em comunicação e sentir-se tranquilo ao dialogar com as pessoas. Mantenha contato visual, respeite as opiniões das pessoas, preste atenção em sua própria comunicação não verbal — se é tranquila, defensiva, agressiva, apática, como é seu tom de voz. Examine os grandes líderes e verá que todos eles são excelentes comunicadores. Mesmo quando discorrem sobre suas próprias ideias eles o fazem de uma maneira que fala diretamente às emoções e às aspirações das pessoas. Eles sabem que a verdadeira mensagem não é a do mensageiro (isto é, a do líder), mas ir ao encontro das necessidades e expectativas dos membros da equipe e fazer vir à tona o melhor de cada um, visando arquitetar e construir objetivos que realmente respondam às necessidades da empresa e dos colaboradore.

8. Grandes líderes entregam mais do que recebem

Os melhores líderes não são hábeis apenas em motivar e em comunicar-se, mas são também adeptos em repassar ideias, alinhar expectativas, inspirar ações e difundir a visão que trazem consigo. Quando você se concentra mais em contribuir do que em receber terá realizado sua missão e, curiosamente, ao focalizar seus esforços em desenvolver pessoas e organizações, você aprenderá e crescerá muito mais do que se tivesse simplesmente preocupado em atingir sua própria agenda.

9. Aprenda a ler nas entrelinhas

Observe um grande líder e você verá uma pessoa dotada de grande capacidade de ler nas entrelinhas. Ele tem a incrível habilidade de entender e perceber o que não foi dito, observado ou ouvido. Na era da comunicação instantânea, as pessoas estão muito mais interessadas em comunicar seus pensamentos e opiniões e falham em não perceber o quanto perdem por não aprender com as ideias das outras pessoas. Mantenha seus olhos e ouvidos bem abertos e tenha sob controle seus lábios. Ficará surpreso de como sua capacidade perceptiva da organização e das pessoas aumentará muito acima do normal.

10. Tenha um plano de contingência em comunicação

Ao comunicar-se tenha um plano de contingência. Lembre-se de que para que haja uma interação bem-sucedida seu objetivo deve estar alinhado com as pessoas com as quais você está interagindo. Caso sua mensagem, claridade ou empatia não estejam produzindo os efeitos desejados, você tem de mudar o rumo da conversação. Enriqueça o diálogo com histórias, analogias, humor, coloque em pauta desafios para o grupo, faça perguntas que provoquem a participação de todos. Por outro lado, não presuma que alguém esteja preparado para conversar com você, só porque você está preparado para conversar com essa pessoa. O ponto-chave aqui é que, ao transmitir uma mensagem, assegure-se de que ela é verdadeira, correta, específica, consistente, clara e fundamentada em sólidos argumentos. E o mais importante: tenha em mente que a comunicação não diz respeito a você, a suas opiniões ou sua posição, ela se refere ao entendimento e comprometimento de todos em busca das necessidades e dos interesses da empresa e do quadro de colaboradores.

11. Previna o surgimento de boatos e rumores

Por fim, boatos e rumores surgem apenas quando há pouca ou nenhuma informação sobre um assunto polêmico ou problemático e só acabam causando mágoas, desapontamentos, raiva e insegurança. É um estado de coisas que tende a aumentar na proporção exata em que aumenta a falta de informação, e também, da omissão das lideranças que comandam a empresa. Você poderá saber o nível de transparência com que sua empresa (ou setor) trata dos assuntos problemáticos, pelo número de boatos e mexericos que acontecem na organização. Quando os colaboradores sabem o que está acontecendo na empresa, eles não ficam adivinhando. Faça reuniões semanais com a equipe, utilize regularmente a intranet, mantenha a comunicação aberta. É fundamental que a comunicação seja a mais clara possível. Quanto mais os colaboradores forem informados a respeito de questões que lhes afetam, menor será a tensão e o estresse que porventura possam ocorrer por conta de notícias mal veiculadas ou mesmo inexistentes.