A implantação ou atualização de sistemas de gestão já faz parte do dia a dia das empresas e envolve mudanças complexas, investimentos volumosos e muito esforço. Todas as atenções voltam-se para questões tecnológicas, escopo, prazo, orçamento, entre outras tão conhecidas dentro do universo de TI. No entanto, ainda são poucas as companhias que dão a devida atenção às pessoas que irão utilizar os novos sistemas e que serão, em última análise, as responsáveis pelo sucesso efetivo da empreitada.

Algumas empresas contemplam atividades de treinamento e comunicação em seus projetos como ações de gestão da mudança; porém, isoladas, são insuficientes para garantir o entendimento e a efetiva adesão ao novo sistema. Outros aspectos de resistência dos usuários devem ser trabalhados desde o início do projeto para que todos estejam comprometidos, tenham interesse em ler os materiais de comunicação gerados e participem efetivamente dos treinamentos e de outras atividades necessárias.

Uma abordagem eficiente é enxergar o novo sistema como uma mudança organizacional e tudo o que isso implica. Tampouco é válido o argumento de que os colaboradores devem aderir à mudança por dever de obediência. A primeira barreira a ser vencida é a natural resistência humana à mudança. As pessoas relutam em sair de sua zona de conforto, pois passar por processos de transformação envolve riscos e exige esforço. Uma maneira de superar essa fase é engajar as pessoas em atividades do projeto o mais cedo possível e comunicar em tempo hábil todas as mudanças, dando razões contundentes sobre a necessidade do novo modelo e uma visão clara dos benefícios.

O processo de transição para o novo, no entanto, não ocorre de uma vez e cada pessoa tem seu próprio ritmo para transitar por entre as diversas fases da mudança: negação, raiva, barganha, depressão e aceitação. Gerenciar essas etapas é complexo e demanda trabalho especializado em gestão da mudança. Uma possível abordagem passa por gerar um entendimento único e convincente sobre esse processo, preparar líderes como patrocinadores e catalisadores da mudança, planejar atividades de gestão (envolvimento, capacitação, comunicação, análise de impactos, entre outros), sensibilizar os usuários e garantir a sustentação da performance.

Um estudo da consultoria britânica Changefirst indica que para cada um real investido em gestão da mudança organizacional, as empresas têm um retorno médio de 6,50 reais. O relatório Best Practices in Change Management, publicado por instituição de pesquisa americana, aponta que 95% dos pesquisados afirmam ter atingido ou excedido os objetivos quando realizaram uma gestão da mudança bem estruturada. Logo, um grande investimento em um novo sistema deve necessariamente ser acompanhando de um investimento representativo em gestão da mudança. Só assim a transição será eficiente, as pessoas impactadas estarão preparadas e aptas para a adesão e o sistema será usado no máximo de sua capacidade.

*Márcia M. Baggio é diretora de operações da Dextera Consultoria