Carreira e Educação

Goodbye burocracia

8 de Abril de 2014

Os processos de sua empresa são lentos, com procedimentos que ninguém entende porquê existem? Se sim, cuidado! A receita desse bolo não é nada digestiva; e o resultado mais prático dessa soma é desmotivação das equipes.

“Quando o custo e o esforço desse processo ou comportamento burocrático impedem a agilidade, eficácia e velocidade da equipe para conseguir realizar os seus objetivos, podemos dizer que temos um problema”, aponta Eduardo Carmello, diretor da Entheusiasmos Consultoria em Talentos Humanos.
Para fugir dessa armadilha, o consultor enumera oito sinais que indicam se a burocratização permeia os procedimentos internos de sua empresa fuja desses sintomas:

1) “Não estou autorizado a fazer isso”: Um dos sinais é a necessidade de autorizações de superiores para realizar tarefas ou trabalhos que todos sabem que devem e podem ser feitos por qualquer um. Esse delay entre a espera pela autorização e a resolução da situação pode afetar a produtividade de toda uma equipe.

2) Reunião diária é lei: Ter de fazer obrigatoriamente reuniões sem pauta, sem objetivos ou sem disposição para resolver os problemas que todos já conhecem apenas por causa de uma norma diminui a produtividade. Os funcionários acabam perdendo tempo e ficando entediados.

3) Tudo é urgente e prioritário: Instigar funcionários a terem senso de urgência e ao mesmo tempo dizer que tudo é prioridade não faz sentido. O profissional precisa administrar as demandas em níveis prioritários diferentes, garantindo um fluxo de trabalho. Tratar tudo como “o mais urgente” só atrapalha a produtividade.

4) Quanto mais informação, melhor: Oferecer um número de canais de informação focada em quantidade, não em relevância de informações, é um erro. Ao invés de ajudar, isso acaba confundindo a equipe sobre o que é realmente atual e importante para ser feito.

5) Informações desnecessárias: Leia esse relatório de 100 páginas. Fazer a equipe ler relatórios muito extensos, sem condensar informações, é típico do excesso de burocracia. O ideal é trazer aquilo que precisa ser entendido de uma forma prática, se possível numa única página.

6) Cliente em primeiro lugar, mas só depois do processo interno: Um dos sinais mais frustrantes para os colaboradores é saber que seria possível resolver um problema do cliente em 5 minutos, mas ser obrigado a seguir uma norma e um processo interno que atrasam essa solução.
#L# 7) “Melhorar” o trabalho com novos formulários: Criar novos formulários e documentos para “melhorias” que não condizem com a realidade dos funcionários. O formulário que foi feito para ajudar, atrapalha, pois gasta tempo demais para ser preenchido e impede o funcionário de fazer um trabalho de alta performance.

8) Três chefes são melhores do que um: Na empresa excessivamente burocratizada, o funcionário precisa se reportar a dois ou três gestores. Além disso, cada um deles pede uma tarefa que é totalmente diferente das outras em termos de objetivos e condutas empresariais. Essa falta de foco é inimiga da produtividade e também da motivação.

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