O Papel do RH na organização de documentos para fazer Backup

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O papel do RH na organização de documentos para fazer backup / Crédito: Getty Images
Crédito: Getty Images

Quem já não passou pelo apuro de perder aquela apresentação importante porque sem querer estava tão empolgado que esqueceu de salvar o material antes da pane elétrica no computador? As perdas são inestimáveis e o trabalho tem de recomeçar do zero. Agora, imagine se isso acontecesse em proporções maiores com todos os dados de uma empresa. Os danos ao negócio, provavelmente, seriam irreversíveis. Caso isso ocorra na sua empresa, o consultor Adriano Filadoro, diretor de tecnologia da Online Data Cloud, faz algumas recomendações (veja tabela ao lado). O especialista alerta que a área de Recursos Humanos precisa ficar atento ao tema. Ele afirma que é preciso manter os cadastros de colaboradores sempre atualizados com os documentos exigidos por lei anexados em cada ficha. “Essa revisão regular é, inclusive, material importante de defesa junto à Justiça do Trabalho, poupando dissabores por falta de organização apropriada”, explica Filadoro. Outro ponto importante é distribuir responsabilidades para colocar em prática medidas emergenciais. Deve haver equipes responsáveis ​​por funções administrativas, instalações, logística, suporte ao usuário, backup dos computadores, restauração e outras áreas importantes na organização.

Check list
Num primeiro momento, é preciso fazer uma listagem completa do que o backup deverá conter, seguida de:
* Lista com todos os contatos telefônicos críticos (clientes, fornecedores, prospects, colaboradores, apoiadores etc.);
* Inventário de todos os comunicados da empresa e registro de distribuição;
* Inventário de documentação;
* Inventário de equipamentos;
* Inventário de formulários;
* Inventário de apólices de seguro;
* Inventário do hardware do computador principal;
* Inventário de fornecedores;
* Inventário de documentos alojados em notebooks e tablets;
* Inventário de material de escritório, incluindo o que está distribuído em outras unidades da empresa.

 

 

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