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Seja uma convenção de vendas, uma palestra ou um jantar de confraternização: para que o evento de sua empresa seja um sucesso, é preciso prestar atenção a alguns detalhes muito importantes. Na base do planejamento de uma ação como essa, é preciso fazer um check list básico:

1. Veja se o tipo combina com as demandas: a tipologia correta do evento deve estar alinhada às ações a serem desenvolvidas. Se for uma reunião, por exemplo, é preciso informar a pauta dos trabalhos a todos que dela participarem; se for um treinamento, deve-se informar a programação e o grau de conhecimento mínimo necessário à participação.

2. Cuidados na programação: ela deve ser ajustada para cumprir os objetivos propostos na realização do evento, com palestrantes ou equipes de treinamento que conheçam o perfil da organização e de seus stakeholders para evitar conflitos.

3. Quantos vão: o número de participantes e o tipo do público-alvo (perfil) devem ser definidos com grande antecedência.

4. Local e período de realização: o espaço geográfico e físico deve ser pensado de modo que a logística para participação (distância ou complexidade no transporte do grupo) não interfira – de modo severo – no evento, e muito menos na estrutura organizacional da empresa. O período de realização deve compor o calendário de atividades da companhia, para que seus colaboradores se programem para participar.

#L# 5. Integração do grupo: além das atividades corporativas, é importante prever atividades de integração e descontração do grupo, para que o evento se perpetue na memória de cada participante como um momento positivo e de boas lembranças.

6. Palestrantes em dia: antes de contratar um palestrante, é importante procurar indicações de pessoas que conhecem seus serviços – dar uma olhada no currículo não deixa de ser uma boa medida também. O mesmo conselho se aplica a outros fornecedores.