> Planeje antes de sair escrevendo. A construção dos pensamentos se dá de forma inconsciente, involuntária e muito rápida.
> Mais importante que ser objetivo é ter objetivos. Toda reunião, apresentação, comunicado, e-mail, enfim, toda comunicação em um ambiente profissional deve ter objetivos claros a serem expressos. Para isso, é fundamental planejar cada situação, pensando quais são os pontos que devem ser essencialmente comunicados, qual é a melhor maneira de apresentá-los, quais argumentos os justificam, qual o conhecimento dos envolvidos sobre o assunto, que nível de formalidade usar.
> Por exemplo, uma apresentação sobre um produto deve ser  moldada de acordo com seus ouvintes: deve ser de um modo quando feita para vendedores, e de outro, quando feita para uma equipe de técnicos. Cada grupo tem seu interesse e seu foco em um assunto. Isso deve ser considerado sempre.

Economia expressiva
> Use frases e parágrafos curtos. O número de mensagens que recebemos por dia é elevado e, se as suas mensagens são longas, a chance de que elas sejam lidas na íntegra é mínima. Outra técnica que facilita a leitura é transformar parte do texto em itens.
> Evite o uso de abreviações e muitos estrangeirismos.
> Evite palavras de difícil compreensão ou pouco utilizadas. Cuidado para não passar o ar de soberba.
> Seja direto, claro e simples e mantenha o foco no tema proposto.
> Não descreva todo um cenário para só no final da mensagem dizer o que é mais relevante.

Para não repetir palavras
> Revise seus textos: quando a comunicação é por escrito, seja em e-mails ou em memorandos, é preciso considerar que a linguagem escrita é bem diferente da linguagem oral. Nós não escrevemos como falamos em textos corporativos. A linguagem precisa ser mais clara e correta, pois não permite correções no momento da leitura, como ocorre com a fala. Tendo isso em mente, é fundamental ler e reler seus textos antes de enviá-los. A revisão atenta de um texto elimina grande parte dos problemas de concordância e de dupla interpretação. Cuidado também com os erros de digitação. Pense em que imagem você está passando como profissional.