Tudo em um lugar só

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Tudo começou com a folha de pagamentos. Esse foi o primeiro processo da área de RH que recebeu a atenção da tecnologia. Colocar todas as despesas relacionadas ao quadro de funcionários em uma planilha ocupava boa parte do tempo da área, mas a atividade manual já não é mais realidade entre as companhias. Com a necessidade de fazer frente a um mercado cada vez mais competitivo, as empresas passaram a demandar ações mais estratégicas ao que antes era chamado de departamento pessoal. Agora, é preciso contratar pessoas talentosas e retê-las. E fazer isso exige tempo, que não pode ser desperdiçado com planilhas. Foi aí que tudo começou: a tecnologia entrou na rotina do RH e nunca mais saiu. 

Luiza, da APDATA: tornar simples a execução da estratégia

Se antes a tarefa era automatizar processos, a prioridade agora é tornar a gestão da área mais eficiente. “A automatização da folha de pagamento foi o primeiro produto com o foco na área de RH. A partir daí, veio o controle de ausências, benefícios e gestão de talentos. Tudo isso aumentou a qualidade da gestão estratégica da área”, afirma Ahmed Limam, consultor internacional especializado em tecnologia de RH. Da automatização da folha até hoje ocorreram muitas mudanças. “O que mudou é que os profissionais de RH ocupam um papel de destaque na tomada de decisão das organizações e precisam de sistemas que acompanhem esse desafio, ajudando-os na captação, desenvolvimento e retenção dos talentos, ao mesmo tempo em que gerenciam processos e entregam indicadores de desempenho e resultados”, enfatiza Luiza Nizoli, presidente da Apdata do Brasil. E para fazer frente a esse novo desafio, o RH faz da tecnologia uma aliada. “O papel da tecnologia é tornar simples a execução da estratégia organizacional para gestão de pessoas”, resume a executiva.

Gustavo Casarotto, diretor de produto e inovação da Metadados, explica que a tecnologia se insere nas empresas em três grandes passos. O primeiro é a infraestrutura, o básico: soluções para procedimentos obrigatórios e burocráticos, como folha, controle de frequência, benefícios, controle e segurança. “O foco é colocar uma operação no ar e atender à legislação”, avalia. O segundo passo é extrair inteligência dessa operação. “São empresas mais maduras, que começam a solicitar a gestão mais adequada dos processos de RH, além do controle de pessoal. É um passo a mais”, explica. Nesse step, as companhias passam a entender, com o apoio da tecnologia, como obter informações de turnover, absenteísmo, dos gaps de cada área da companhia. “O terceiro passo é o da personalização, na qual a extração de dados e montagem de relatório e análise é feita de acordo com a demanda do RH e dos gestores”, explica Casarotto. É principalmente nessa fase que a tecnologia ajuda o setor a ser mais estratégico.

“Em linhas gerais, cada funcionário de RH tem 100 pessoas para cuidar, temos um processo trabalhista que é bem complicado, que toma muito tempo dos profissionais. Com a tecnologia, vemos que, em média, metade da população que tomava conta de processos burocráticos passa a trabalhar com desenvolvimento”, avalia Sergio Falsarella, diretor da SER, empresa especializada em tecnologia para RH. Nesse cenário, a tecnologia, passo a passo, tornou a gestão mais simples e fez com que as companhias se tornassem mais exigentes. Agora, a questão que se debate e que já norteia o mercado de suporte ao RH é como integrar todas as ferramentas em uma só e como extrair informações estratégicas que ajudam a garantir a qualidade e eficiência do quadro de funcionários. “Cada vez mais, os produtos vão conversar entre si”, acredita Mateus Nicácio, vice-presidente de vendas de SuccessFactors da SAP Brasil. A empresa oferece um único produto ao qual podem ser ativados diversos módulos – da folha de pagamento à análise de desempenho e características de pessoas para sucessão. “O objetivo é sempre colocar as pessoas certas nos lugares certos e com a remuneração correta”, explica Nicácio.     

Simplicidade na operação
A solução tem como base três passos: alinhar a performance das pessoas aos objetivos das empresas; otimizar o trabalho das pessoas, acertando o passo de cada uma e colocando cada pessoa no lugar certo, de acordo com os skills que têm; e maximizar os resultados, ao analisar a performance das pessoas. Além de ter tudo o que o RH precisa em uma única base, a simplicidade na operação é cada vez mais ponto a ser explorado, avalia o executivo. Na Totvs, há tecnologia que abarca desde os processos de administração de pessoas à seleção, treinamento, avaliação, análise de carreira e desenvolvimento. “As ferramentas ajudam na descentralização e troca de informações, agilizando o processo, proporcionando uma autogestão dos colaboradores, bem como um controle e acompanhamento completo por parte do RH, atendendo às exigências legais”, avalia Mauro Testoni, gestor do segmento de RH da companhia. 
A ferramenta, segundo o executivo, faz com que tanto líderes quanto funcionários de maneira geral se manifestem e permite ao RH indicar o direcionamento para cada ponto de melhoria, possibilitando que pessoas e empresas trabalhem na busca dos mesmos objetivos. Com a mesma solução, é possível fazer um mapeamento de todas as necessidades de um funcionário, possibilitando a criação de treinamentos mais direcionados.

A demanda por integração de produtos também já é uma realidade na Apdata, avalia Luiza. “O mercado de RH tem buscado soluções integradas. Os negócios que temos fechado nos últimos anos têm demandado todos os nossos sistemas. As soluções sempre incluem os sistemas para desenvolvimento organizacional, tais como treinamento e desenvolvimento ou gestão por competências, por exemplo”, diz.
Uma das ferramentas da companhia que atende à demanda por integração é o Processflow, um sistema “faz tudo” que executa processos automaticamente. A ideia é reduzir ao máximo a intervenção manual, dar visibilidade a todos os processos em execução e aumentar a agilidade e transparência dos fluxos. “É um usuário virtual à disposição da gestão de processos em RH”, enfatiza a executiva. Colocar tudo em uma ferramenta só tem um motivo, avalia Luiza. “Quanto mais informações disponibilizamos aos profissionais da empresa, mais eles se tornam produtivos e integrados ao processo de evolução de mudanças organizacionais. Isso significa tempo e dinheiro”, destaca. Segundo ela, a automação aumenta a produtividade em até 60% e diminui a margem de erros em 100%.

O fator tempo também entra na lista das razões para uma demanda cada vez maior por integração. “Temos de garantir que as pessoas do RH façam cada vez mais com menos esforço. Quanto menos sistemas esse RH precisar acessar para fazer alguma coisa, melhor, menos tempo ele vai precisar e logo ele otimiza o trabalho”, completa Diogo Veiga, especialista de produto da ADP. A companhia também já oferece soluções integradas ao tradicional sistema de folha de pagamento, com módulos desenhados para cargos e salários, recrutamento e seleção, administração de treinamento, avaliação de desempenho, segurança e medicina do trabalho e processos trabalhistas – tudo em um sistema só. Para Veiga, a tecnologia integrada consegue identificar quem são as pessoas que a empresa não pode perder, quem são aquelas que trazem resultados efetivos às companhias. “As soluções mostram quem são os mais importantes e ajuda a definir quantas pessoas posso ter em determinada área para alcançar os resultados que preciso”, afirma. 

#L# Com a integração, é mais fácil alinhar metas alcançadas a benefícios. A plataforma da Totvs possibilita atribuir objetivos, metas individuais ou coletivas e acompanhar o andamento desses objetivos. Ao final de um ciclo, é possível estabelecer quanto foi alcançado e medir o desempenho de cada colaborador. “Isso permite um melhor direcionamento do pagamento de bônus e PLR e resulta em um plano de desenvolvimento pessoal e profissional”, explica Testoni.

Focada em saúde, um dos benefícios mais populares entre as empresas, a Funcional oferece sistema que integra todos os bancos de dados de benefícios em saúde oferecidos pela companhia, com a finalidade de otimizar o uso dos benefícios e diminuir custos.
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Saúde dos funcionários

Veiga, da ADP: garantir que o RH faça cada vez mais com menos esforço

O sistema reúne os bancos de dados de saúde das empresas em um sistema único, permitindo que o gestor de RH e o médico realmente saibam como está a saúde de cada funcionário. O software é customizado para receber os bancos de dados, pois cada empresa oferece benefícios diferentes. “Fazer gestão de saúde olhando somente para o plano médico gera resultados insuficientes. Para que o RH possa agir mais e melhor em seus programas, é preciso que ele conheça a realidade de sua população de uma forma abrangente, porém sem perda de precisão”, explica Gustavo Loubet Guimarães, responsável pela diretoria técnica da Funcional. Com o sistema integrado, é possível enxergar as falhas, os desperdícios e as oportunidades de melhoria de todo o conjunto de benefícios que a empresa oferece, segundo o executivo, aumentando a eficiência do investimento. “Esse conjunto de ferramentas oferece melhoria da performance dos investimentos, ou seja, melhor controle e maiores resultados”, afirma Guimarães.

Todas as informações pertinentes ao RH em uma ferramenta só também ajudam outras áreas da empresa, que agora também passam a ter acesso fácil a esses dados. “O fluxo de informações de que a empresa dispõe sobre seus colaboradores, suas oportunidades e seus desafios em gestão de pessoas não está só nesse departamento. Mais do que nunca, é papel das lideranças, apoiadas pelo RH, alinhar com todas as pessoas o planejamento estratégico, mantendo o foco e não perdendo oportunidade”, explica Ricardo Kremer, gerente de produto para a solução de gestão de pessoas da Senior. A companhia tem em seu portfólio solução de gestão de pessoas que integra desde a parte de relações trabalhistas com ponto e folha de pagamento, passando por jurídico, controle de benefícios remuneração, recrutamento, seleção, medicina ocupacional, segurança do trabalho até documentos eletrônicos – e ainda compartilha informações entre as áreas. “Nosso software descentraliza o RH, tornando as informações acessíveis e disponíveis em tempo real, via internet, intranet, através de portais; e atende às rotinas legais e às práticas de gestão. A ferramenta possibilita que a empresa desdobre sua estratégia desde o nível executivo até o nível operacional, fazendo com que as pessoas estejam alinhadas e com o mesmo foco”, afirma. 

Por uma empresa mais colaborativa
A tendência de integração de sistemas leva a outra: a de tornar as empresas mais sociais. O acesso às informações do RH por outras áreas torna a tomada de decisão de líderes mais efetivas e faz com que todos os funcionários falem a mesma língua e saibam para onde estão indo. Em tempos de home office e globalização das empresas, unificar a comunicação é parte das tarefas do RH. “A tecnologia ajuda na garantia da segurança e na democratização da informação e auxilia na disseminação da estratégia da organização para aumentar a produtividade e potencializar resultados”, considera Kremer.

Preocupadas em não apenas selecionar e recrutar, mas também em reter pessoas, as companhias têm o apoio da tecnologia para se transformarem em verdadeiros nichos sociais, nos quais o conhecimento é compartilhado e os funcionários são ouvidos. É no caminho da integração que surgem as ferramentas sociais, que ajudam o RH a disseminar a cultura das empresas e a reforçar canais de relacionamento com o quadro. “O RH aproveitou os benefícios das novas ferramentas para aproximar-se mais das duas pontas da equação: por um lado estabelecendo um diálogo mais próximo com os colaboradores e por outro subsidiando a liderança em seus processos decisórios e na gestão empresarial com indicadores mais precisos de sua população”, avalia Thiago Gonçalves, diretor geral da GoIntegro, empresa que fornece plataforma social corporativa.

A rede social corporativa da empresa é composta por quatro diferentes módulos: comunicação interna; programa de benefícios corporativos; programas de premiação e reconhecimento; e programas de incentivo. Segundo Gonçalves, a plataforma permite que as empresas estabeleçam um canal de diálogo com os funcionários, além de promover a colaboração em tempo real – uma forma de acompanhar a temperatura do clima interno. “Além disso, essa ferramenta fortalece a colaboração em projetos e a disseminação de melhores práticas”, completa o executivo. Ele explica que redes sociais corporativas auxiliam no engajamento dos funcionários – um dos fatores que ajudam na retenção de talentos. “Não existe retenção se não tiver engajamento e uma busca constante por geração de valor para a organização”, enfatiza.

Valores da geração Y
O conceito por trás da repaginação da intranet está relacionado aos valores mais demandados pelos profissionais, principalmente aqueles pertencentes à geração Y. Plano de carreira, reconhecimento e comunicação aberta são os itens que mais aparecem em pesquisas dos motivos que fazem os profissionais permanecerem em uma companhia. Sentir-se conectado e parte de uma cultura é um dos requisitos cada vez mais procurados pelos profissionais. “Acredito que a inteligência colaborativa é uma tendência muito forte nas organizações. Plataformas colaborativas que permitam o compartilhamento de informações e melhores práticas e que ajudem as pessoas a realizar o seu trabalho de forma mais rápida e eficiente estarão cada vez mais na pauta das empresas mundiais”, reforça Radamés Martini, especialista em redes sociais corporativas e diretor da SocialBase, empresa que fornece plataformas sociais.

Segundo o executivo, com a plataforma, o RH forma um banco de talentos e lideranças e dissemina de forma rápida informações para os novos colaboradores – reduzindo o tempo na busca por informações e pessoas adequadas a determinados projetos. A ferramenta funciona sobre o conceito de inteligência colaborativa: o sistema “aprende” quais conteúdos são mais relevantes para cada colaborador. A partir daí, ele coleta informações em fontes noticiosas externas para suprir o funcionário de informações e identifica as especialidades de cada um. “Quando outro colaborador da empresa precisar de alguém com alguma especialidade e buscar na ferramenta, um colaborador será identificado. Isso fortalecerá a meritocracia e permitirá a identificação de novas lideranças dentro das organizações”, explica Martini. Como todos os colaboradores têm um perfil na plataforma e acesso a todos os colegas de trabalho, de todos os níveis hierárquicos, é possível identificar talentos e potenciais líderes. 

A SER acaba de lançar também plataforma social, ferramenta que pode ajudar na retenção de pessoas, segundo Sergio Falsarella, diretor da empresa. “Retenção é o resultado de um conjunto de ações. A rede social é o início de um trabalho de mudança de gestão de pessoas”, afirma. Segundo o executivo, parte dos problemas da intranet está relacionada à aderência. Isso porque as informações e tudo o que é lançado aos funcionários parte de cima para baixo. “Na rede social, a relação é bilateral, porque há comunicação de ambos os lados e criamos um processo de comunicação mais democrático”, explica.

Clima organizacional
Por meio de uma plataforma social, também é possível medir o clima interno de uma companhia: quanto maior a interação, maior o contentamento. Apesar disso, existem ferramentas específicas para a tarefa. A tecnologia também chegou ao campo das análises de clima e desempenho. E nessa área também há espaço para se desenvolver ainda mais. “Cada vez mais, o discurso e a prática de que o capital humano é o ativo mais importante de uma organização têm se mostrado verdadeiros. Pesquisas de satisfação de candidatos no processo seletivo, avaliação de desempenho, avaliação da efetividade dos líderes, pesquisa de clima, entre outros levantamentos, são instrumentos importantes para o RH estabelecer um diálogo com seus públicos-alvo e criar planos que ajudem a levar a área a um outro patamar e monitorar esses resultados”, afirma Rodolfo Ohl, diretor da SurveyMonkey, empresa que fornece plataforma de pesquisa on-line. 

#L# Com a ferramenta, é possível utilizar modelos de questionário ou mesmo criar pesquisas do zero. A coleta dos dados pode ser feita por e-mail, link ou pela página da web. Segundo Ohl, cada resposta é automaticamente tabulada e gráficos e relatórios são gerados. Ainda é possível personalizar a análise com cruzamento de dados e filtros. Em poucos dias, o RH tem os resultados em mãos. “Os resultados efetivos mudam de organização para organização, de RH para RH. Mas o que de fato impacta a empresa é que o RH coloque em prática suas decisões e seus planos de ações”, afirma o executivo. “Estabelecer o diálogo é uma forma de levantar as percepções das pessoas e desenvolver ações que aumentem a satisfação, engajamento, retenção e, consequentemente, a produtividade”, completa.
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Seleção mais eficiente
Há algum tempo, a tecnologia chegou aos processos de recrutamento e seleção – hoje, ainda mais virtuais que nunca. Esse tipo de processo evoluiu e não se resume mais a testes e análises de currículos on-line. “Os resultados de um processo de seleção realizado via internet podem ser ainda mais precisos, uma vez que o profissional de RH tem a facilidade de integrar, além de outros recursos, o mapeamento comportamental”, afirma Fernanda Diez, gerente de relacionamento da Vagas Tecnologia. A empresa oferece soluções para que as companhias possam divulgar suas vagas e realizar o processo de seleção virtualmente. O diferencial agora é que esse processo faz mais que análises de perfis. 

Casarotto, da Metadados: passos parea inserir a tecnologia na empresa

Uma das ferramentas monta uma pilha de currículos, cuja ordem é alterada de acordo com os critérios elegidos pelo recrutador; ou seja, os candidatos que estiverem mais próximos ao perfil buscado aparecem no topo dessa pilha virtual. Há ainda ferramentas que geram laudos detalhados sobre o perfil de cada candidato. Esse tipo de análise é feito também entre funcionários, em casos de recolocação interna. “A abertura desses processos possibilita a valorização do público interno e pode ser também uma importante ferramenta na retenção de profissionais”, acredita Fernanda. A existência de fases presenciais, a ordem das fases, o que contará mais ou não – tudo fica a cargo do RH da empresa. E todas as etapas, mesmo as não virtuais, são registradas pelo sistema para que não haja perda. A tendência, para a executiva, é o aumento da importância do employer branding entre as empresas. O conceito reflete a força da marca de uma empresa como boa empregadora e o valor que ela tem entre os candidatos.

E o uso da tecnologia tem ajudado nisso. Um dos exemplos dessa tendência é o 99jobs, site que usa tecnologia para apresentar ao candidato aquelas empresas que mais têm a ver com ele. “A nossa plataforma pretende trazer essa transparência, principalmente das organizações: que elas busquem cada vez mais comunicar como são e como fazem, e o que pretendem ser e fazer”, afirma Barbara Teles, gerente de relacionamento da companhia. A ideia é apresentar possibilidades ao candidato e não apenas ser uma vitrine de grandes marcas. Para conectar as similaridades entre os valores de uma empresa, perfil da vaga e perfil do candidato, a 99jobs utiliza a tecnologia de big data para cruzar as informações. Em linhas gerais, o candidato faz um perfil, com objetivos e afinidades, além de estabelecimento de palavras-chave. A partir daí, o sistema apresenta as empresas mais adequadas ao perfil. Da parte das empresas, há informações não apenas institucionais, mas avaliações sobre a companhia feitas por funcionários e ex-funcionários de maneira anônima. 

Processo seletivo
O módulo recrutamento e seleção do sistema da Senior combina os requisitos de cargos, o cadastro completo dos candidatos e apresenta, por meio de seleções, aqueles que mais se aproximam do perfil desejado. “Também permite a inclusão de testes a serem aplicados, determinando as respostas aceitáveis, e gerencia todo o processo seletivo, estreitando a comunicação entre a empresa e o candidato a cada etapa”, explica Kremer, gerente de produto para a solução gestão de pessoas da companhia. O sistema, por ser integrado, também indica de forma automática os candidatos efetivados para registro no módulo administração de pessoal e bloqueia a requisição de profissionais se não houver vagas abertas. 
A ferramenta de recrutamento da Holomática parte do conhecimento do ramo de atuação da empresa e descrição detalhada dos cargos.

“Analisamos as competências que essa pessoa tem de ter e as evidências que mostram que ela tem essas competências”, explica Eduardo Quadrado, diretor da companhia. A solução realiza a seleção com base nas competências e evidências previamente definidas, além da análise comportamental, o que possibilita um melhor alinhamento entre as necessidades da empresa e as expectativas do candidato. “O processo é apresentado de maneira rápida e clara para todas as áreas. Todos podem acompanhar o processo de contratação, o que facilita a comunicação”, acrescenta o executivo. Com a descrição das necessidades de cada cargo, afirma Quadrado, fica mais fácil saber se existe um funcionário apto a ocupar a vaga disponível – fator que ajuda também na retenção. “Quando o funcionário enxerga perspectivas de futuro e percebe que a empresa olha para as competências que ele tem, ele passa a parar de olhar o mercado. Esse é o grande objetivo. Quando o funcionário entende que pode mudar, ter outro cargo e remuneração melhor, é possível reter”, afirma. 
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Fator humano: a tecnologia indispensável

Mesmo com tanta tecnologia, gestão de pessoas se faz com pessoas. Antes de automatizar processos, é preciso alinhá-los e entendê-los. “Não faz sentido automatizar algo que não foi bem estruturado, fazer tudo rápido e seguir modas”, alerta Ahmed Limam, especialista em tecnologia para RH. “Você pode automatizar uma análise de desempenho, mas quem vai definir as competências e os critérios é uma pessoa. O fator humano nunca vai desaparecer”, completa. “As tecnologias ajudam a diminuir barreiras, porém o fator humano tem de ser levado em conta. O ouvir, olhar nos olhos e poder direcionar ou ser direcionado são necessários e isso não há tecnologia que substitua”, afirma Mauro Testoni, gestor do segmento de RH da Totvs.

Traçar os objetivos e estratégias do negócio é um passo importante e anterior a qualquer uso de tecnologia, afirma Eduardo Quadrado, da Holomática. “A tecnologia é um pilar importante, temos de olhar a estratégia, a comunicação, os processos. Isso quem faz são pessoas”, enfatiza. Segundo ele, os objetivos são importantes para alinhar pessoas a tecnologias. “Cada área tem de entender a estratégia da empresa. As pessoas acabam se prendendo à tecnologia e esquecem que é a tecnologia que trabalha para elas”, completa.

Casarotto, da Metadados, reforça que as empresas devem atentar às necessidades das operações e não adquirir tecnologia de acordo com o que o mercado oferece. “A tecnologia tem de atender minha estratégia, tem de se adaptar a ela. A estratégia sempre vem antes”, ressalta o executivo. “A tecnologia tem a função de me dar infomação sobre aquilo que eu não sei, ela não é responsável pelo resultado, mas a ferramenta que vai dar suporte. O que se faz com os indicadores depende da empresa, que é formada por pessoas. E são as pessoas que tomam as decisões, não o software.”

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