A gestão do home office é um benefício muito atrativo para colaboradores de todos os mercados. Porém, com a onda de transformação digital das empresas no Brasil, o tema se tornou definitivamente estratégico, pois impacta em produtividade, economia de recursos e até na gestão pessoas. “É importante pensarmos que a implantação do home office deve dar atenção aos detalhes, principalmente se o colaborador não é orientado de forma adequada, pois isso está diretamente relacionado à segurança de dados da companhia (compliance), à preocupação com excelência em serviços e relacionamento, performance e até na dedicação ao negócio.

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De forma mais direta: o trabalho a distância pode deixar de ser um benefício e se tornar um risco trabalhista se não for bem conduzido. Também vale uma menção ao benefício ecológico. Afinal, são menos pessoas se deslocando por aí, menos copos plásticos e impressões desnecessárias no escritório, para ficar no exemplo micro. O prêmio Nobel de Economia deste ano mostrou o quanto o crescimento sustentável é fundamental para a economia do planeta e o bem-estar da população”, afirma Lucas Oggiam, gerente-sênior da Page Personnel, consultoria global de recrutamento especializado em cargos de nível técnico e suporte à gestão.

O especialista da Page Personnel elaborou um roteiro básico e estratégico, para auxiliar gestores e departamentos de RH na correta implantação do já tão desejado benefício de trabalhar em casa.

Comunicar a isonomia do home office

Todos os colaboradores da empresa devem ser beneficiados pelo trabalho à distância. A política de trabalho a distância deve ser encarada como um caminho incontornável para a moderna gestão de pessoas. Porém, é preciso reconhecer, conversar e orientar aquele profissional que demanda uma rotina e processos mais estruturados. Assim, haverá mais garantias de que a produtividade de sua equipe não será prejudicada. O desejo de trabalhar ao menos uma vez por semana, sem precisar sair de casa, já não é exclusividade dos profissionais mais jovens (geração Z e millennials). A ideia faz parte de pais, mães, pessoas que precisam de flexibilidade, um tema universalizado na cultura de trabalho do nosso tempo.

Investir nos equipamentos necessários (estrutura fora da empresa)

Dependendo do ramo de sua empresa ou da equipe em questão, é possível que os colaboradores precisem de equipamentos específicos, como fones, headsets, webcam, entre outros. Outro ponto importante é pensar se o colaborador irá usar o laptop da empresa ou próprio computador. E os incentivos? Terão auxílio para internet e contas de luz elétrica? O vale-transporte será descontado? Tudo isso precisa ser pensado antes da implantação da política. Do contrário, os problemas vão aparecer antes das vantagens.

Segurança da informação (Lei Geral de Proteção de Dados)

Mesmo que o colaborador esteja fora da empresa, ele continuará acessando informações confidenciais e muito importante para o business de sua companhia. Além dele, outras pessoas poderão entrar em sua casa. Portanto, vale pensar: como recuperar documentos e informações se a relação trabalhista terminar? Como proteger o patrimônio da companhia? Quais tipos de prevenção usar? A LGPD vai mudar muito a forma como as empresas coletam e tratam os dados de seus clientes, ou seja, o tema deve ganhar amplitude para diversos serviços e medidas na gestão de pessoas e informações.

Supervisão de desempenho (análise remota)

Hoje as empresas podem usar softwares de acompanhamento e supervisão de tarefas para auxiliar neste processo durante o home office. Essas ferramentas são de fácil acesso em termos de custo, oferta e boa qualidade. Sem falar nos aplicativos de comunicação instantânea, para tornar a gestão online, rápida e efetiva. Mas, dependendo do tamanho e área de atuação da empresa, esta não será uma opção. Então é preciso estabelecer uma maneira de acompanhar o dia a dia das equipes, se comunicando com clareza e objetividade, mesmo que de forma não presencial. A análise de desempenho talvez seja o elemento mais importante do trabalho a distância. Não é isolado dos outros, mas é o de maior peso.

Alinhamento de expectativas (motivação x necessidade)

O primeiro passo para acertar no alinhamento de expectativas é a confiança entre empresa/gestor e equipes/colaboradores. Deve estar claro na política de home office o que a empresa espera das pessoas neste quesito. Exemplo clássico: cuidar de crianças ou fazer viagens. É importante atentar-se a estas questões e deixar claro a divisão de responsabilidades. O empregador precisa orientar se é preciso estar conectado o tempo todo, quanto tempo de refeição o colaborador terá e explicar em quais dias os profissionais poderão fazer uso do benefício, entre outros.

Adicional: escreva as regras (o registro trará clareza e credibilidade)

Quanto mais bem detalhada a política de trabalho remoto for, mais fácil será solucionar problemas relacionados aos direitos e deveres de um colaborador. Mesmo que fique extenso, esse conjunto de regras e dados será o guia para o melhor funcionamento do benefício dentro da corporação. Claro, o ideal é que não seja extenso e cansativo, porém, o que não pode é haver confusão ou desajuste no formato das regras. Isso não tem nada a ver com burocracia, e sim com a correta implantação de normas que vão cobrir eventos fora do ambiente de trabalho.