Em maio, a Condeco e a Worktech se uniram para entender como a tecnologia impacta a atuação de empresas em seis países — EUA, UK, Alemanha, Austrália, Cingapura e França. Realizaram uma pesquisa com os líderes e levataram diversos pontos interessantes sobre o panorama dos escritórios na atualidade.

Para 93% dos líderes empresariais, a integração da tecnologia é importante para a produtividade, no entanto, apenas 13% fornecem celulares aos seus colaboradores.

Ainda assim, a maioria das pessoas diz que pode acessar sistemas de trabalho (59%) ou gerenciar salas de reuniões e espaços (52%) em seus celulares, o que sugere uma adoção considerável das políticas BYOD (Bring Your Own Device).

Ao olhar para o trabalho a partir do escritório, 48% entendem que ainda não há substituto para a interação face a face.

Os principais desafios são a retenção de talentos e a experiência dos funcionários (32%), a adoção de tecnologias (32%) e a transformação digital (31%). Já seus principais desafios no que tange os escritórios são oferecer a combinação certa de salas e espaços de trabalho (49%), aferir a quantidade de mesas e espaços de sala de reunião (42%), e a tecnologia ineficiente para apoiar a gestão do espaço de trabalho (39%).

Alguns outros achados do estudo:

• Cerca de 45% das pessoas dizem que a segurança dos dados não está acompanhando os novos desafios impostos pelas nossas formas de trabalho em evolução;
• Quase metade das pessoas (46%) afirma que seus escritórios não oferecem a combinação certa de espaços e salas de reuniões para seus funcionários trabalharem produtivamente;
• A maioria dos entrevistados (71%) diz que as mudanças na tecnologia do espaço de trabalho melhoraram significativamente a produtividade nos últimos anos, enquanto 68% das pessoas dizem que as mudanças no design do espaço de trabalho tiveram benefícios semelhantes;

Em entrevista à MELHOR, Bruno Justo, diretor Executivo da Wiser XP, representante da Condeco na América Latina, comenta sobre esse estudo e outras tendências.

Pelo que pôde observar na pesquisa, as empresas de modo geral já estão se preparando para as mudanças que estão delineando o novo normal?

Os grandes players sim, pois já ventilava um direcionamento de diretrizes globais relacionadas a alguns aspectos do “novo normal”. Entre eles, destaco a disponibilidade de ambientes e políticas mais flexíveis junto aos colaboradores, pois foi identificado que esses fatores são predominantes na manutenção e atracação de novos talentos para as empresas.

A pandemia acelerou esse movimento de transformação, pois como pode observar na pesquisa, essa mudança de “chave”, ou o “novo normal”, estava acontecendo gradativamente. A expectativa era que fosse encerrada nos próximos três anos.

Essa previsão ocorreria não só devido às mudanças culturais, políticas, estruturais etc, mas também de tecnologias que poderiam auxiliar em tais aspectos, tanto na flexibilização dos espaços, otimização dos recursos e o aspecto de segurança da informação.

Para as médias e pequenas empresas, haverá o efeito manada. Como dizia Confúcio, “a palavra convence, o exemplo arrasta”. Ou seja, os grandes players, sendo clientes, exigirão novos procedimentos, protocolos, atualizações, e transformações por parte da sua cadeia de fornecedores.

Por isso, é uma questão de tempo para que elas possam estar alinhadas. Além disso, um fator que conta a seu favor é a rápida tomada de decisão e transformação; por isso, vejo um ótimo cenário para todas as empresas, independente do seu porte, pois a tecnologia é democrática.

No caso do Brasil, exceto as grandes corporações, a maioria ainda não passou pela transformação digital. Como manter a operação em pleno funcionamento nessa realidade? O que tende acontecer por aqui?

Segundo Darwin: “As espécies que sobrevivem não são as mais fortes, nem as mais inteligentes, e sim aquelas que se adaptam melhor às mudanças”.

Fazendo uma analogia com a teoria de evolução de Darwin ao mundo corporativo, “As empresas que sobrevivem não são as mais fortes (maiores), nem as mais inteligentes, e sim aquelas que se adaptam melhor às mudanças”.

Sempre quando temos grandes mudanças no ambiente externo, cabe aos indivíduos buscarem adaptações para que potencializem seus atributos, proporcionando a obtenção de novos recursos para sua sobrevivência e perpetuação. A linha de pensamento é a mesma para as empresas no ‘novo normal’, independente do seu porte.

As tecnologias se mostraram disponíveis e acessíveis financeiramente, independentemente do seu tamanho. Atualmente são recursos indispensáveis para a sobrevivência das empresas, pois através deles, estamos conseguindo potencializar as atividades humanas e aumentar a sua produtividade. Além disso, elas permitem ao colaborador ter tempo para focar e realizar outras atividades, inclusive pessoais, como fazer uma atividade física, passar tempo com a família etc.

No entanto, as empresas que não aceitarem que o ambiente ao qual estão inseridas mudou, (inclusive a nossa legislação está sendo adaptada para essas mudanças), e que as pessoas mudaram, simplesmente estarão fadadas a um recurso finito e de pouco tempo.

O modelo híbrido de trabalho pode ser considerado uma tendência?

Ele é uma realidade. A nossa pesquisa afirma isso, assim como outros estudos corroboram com essa linha. Já temos esse modelo na Europa, nos EUA e agora no Brasil. Ele mostra os seus reais benefícios econômicos e sociais, como a melhora na experiência do colaborador, a flexibilidade como atributo de retenção de talentos e a tecnologia como aspecto de liberdade e produtividade para que a equipe possa acessar qualquer conteúdo de qualquer lugar — o conceito de “anywhereoffice” (trabalho de qualquer lugar).

Para a empresa, o melhor: a diminuição considerável de custos operacionais fixos, devido à otimização do espaço. Quanto menor o espaço, menor custo de energia, de água, com limpeza, aluguel, IPTU, terceiros, entre outros. Isso acarreta em um ROI em todos os investimentos necessários para ofertar tudo isso; ou seja, todos saem ganhando. 

Quais são as principais conclusões da pesquisa? Pode comentar sobre os impactos da pandemia sobre o mundo corporativo de modo geral?

Destaco a pesquisa em duas grandes frentes: uma é o aspecto de design/arquitetura, na elaboração de projetos colaborativos, adaptáveis às mudanças, de acordo com as necessidades dos colaboradores e de suas atividades do dia a dia. Outra é a tecnologia para proporcionar a otimização dos recursos e dos espaços disponíveis, pois não teremos mais o mesmo número de postos de trabalho em relação ao número de colaboradores. Isso traz o conceito de postos flexíveis, assim como as salas de reunião, que deverão ser otimizadas.

No âmbito geral, em um primeiro momento, as empresas criaram comitês de crise para fazer uma autoanálise de como sua estrutura estava para adoção do novo normal, sendo ele o retorno dos funcionários às atividades. O objetivo era garantir a segurança deles, bem como a adoção permanente do trabalho remoto. Nesses comitês, havia predominância de quatro áreas específicas: TI, RH, Jurídico e Facilities; às vezes a área inovação, quando a empresa já estava mais avançada nesses aspectos. 

Após perceberem que possuíam estrutura para suportar as necessidades de seus colaboradores trabalhando remotamente, com feedback positivo, tanto na experiência do trabalho quanto na produtividade, desaceleraram abruptamente a questão do retorno, antes vista com caráter emergencial. O time jurídico ficou incumbido de analisar as leis que contemplam tal prática, e os times de Facilities, RH e TI começaram a buscar soluções que pudessem oferecer essa flexibilidade, que todos gostaram e que surtiu efeito para o negócio das empresas.

Com essa virada de chave, entramos em um processo de “realmente” novo normal. Diretrizes nacionais e globais das empresas contam que o trabalho remoto será adotado permanentemente.

As maiores instituições financeiras do Brasil, que eram altamente resistentes a tais aspectos, sucumbiram aos resultados financeiros. Seguradoras, indústria farmacêutica, indústria química, varejo, enfim todos os segmentos começaram a “quebrar” contratos de locação, ou rever projetos em andamentos, para um ambiente mais colaborativo e com 50% e até 70% de redução em áreas (m²) comparadas a antes da pandemia.

Ao mesmo tempo, houve alta procura por tecnologia, que pudesse garantir essas mudanças de maneira segura e menos impactante aos aspectos culturais e estruturais para empresa. Soluções como de videoconferência, mensuração de produtividade, gerenciamento do espaço de trabalho, otimização dos recursos e flexibilidade, que estavam preparadas para essa demanda e que garantissem todos os atributos requeridos pelas empresas, essas despontaram em um crescimento em “V”.  [Inês Pereira]