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Gestão

Onboarding: 4 passos para um processo eficiente

Da Redação
14 de maio de 2019

Por Vagner Santana, diretor de Tecnologia da Apdata

Você sabia que os colaboradores que passam por um processo de onboarding tem 69% a mais de probabilidade de permanecer na empresa por três anos seguidos? O dado, extraído de uma pesquisa da SHRM Foundation, evidencia a necessidade de acolher os novos profissionais com um programa estruturado. A ideia é fazer com que eles se sintam parte da organização desde a aprovação no processo seletivo.

Na prática, o termo em inglês onboarding significa embarcar. No contexto corporativo, trata-se de um conjunto de procedimentos adotados para adaptar e capacitar o novo colaborador quanto às suas funções, cultura e procedimentos da companhia e o que a empresa espera dele enquanto profissional. É praticamente um “mergulho” em tudo o que diz respeito à organização.

Crédito: Shutterstock

Por entender a importância desse processo, compartilho quatro boas práticas que acredito serem fundamentais para um onboarding de sucesso:

Considere o onboarding como estratégia de negócio da companhia – Em geral, uma integração desmembrada causa três problemas: frustra os novos colaboradores, que vão levar muito mais tempo para conseguir desempenhar completamente suas funções; prejudica a empresa como um todo, devido aos riscos de reduzir o engajamento e elevar as taxas de rotatividade; e reduz a eficiência do profissional, pois, em alguns casos, na ânsia de que o colaborador inicie as atividades, muitas organizações se esquecem de solicitar documentos importantes ou oferecem treinamentos inadequados.

Comece o onboarding assim que o funcionário for aprovado – Segundo dados divulgados pelo IBOPE em 2017, em 64% das empresas o processo de admissão chega a durar duas semanas. Em uma parcela menor das organizações (5%) dura até um mês. Ou seja, há tempo suficiente para adiantar o processo de onboarding por meio do envio de documentos digitais e essa iniciativa tende a otimizar o tempo do RH.

Entre as tarefas possíveis de serem cumpridas estão o preenchimento de documentos com informações para o pagamento do salário e dos benefícios, além de formulários de admissão, entre outros. Também é recomendado disponibilizar materiais da empresa para que os novos membros do time tenham a chance de saber mais sobre a história e os valores da organização.

Apoie-se em soluções de tecnologia – Sempre que um processo passa a ser automatizado, a tendência é que os profissionais responsáveis pela ação, neste caso os de RH e os gestores da área, ganham mais tempo para dedicar a atividades puramente estratégicas. Além disso, no caso de contratações, reduz-se os riscos de erros relacionados à entrega dos documentos, que podem gerar problemas entre a empresa e o Governo.

Centralize as informações de onboarding em uma única plataforma – Hoje, os sistemas mais modernos de Recursos Humanos auxiliam as empresas a realizar o onboarding na organização. Com a solução de tecnologia adequada, é possível centralizar os materiais de integração em uma única plataforma de gestão de talentos, possibilitando manter um rastreamento dos estágios completados no onboarding por cada funcionário.

Na ferramenta, também é possível identificar quem ainda não iniciou o processo, os que têm documentos pendentes, quem ainda não concluiu os treinamentos propostos e quais passos ainda faltam para que cada funcionário finalize a ação. Nestes casos, tanto o gestor da área contratante quanto o RH consegue ter uma visão completa da situação do colaborador.

Entendo que cada profissional tem um período de adaptação próprio. Mas, acredite, com um programa de onboarding estruturado e apoiado em tecnologias adequadas, é possível automatizar boa parte das etapas, gerando mais agilidade à integração do funcionário ao time. Tudo isso aumentam, de maneira significativa, as chances de engajamento do colaborador já no primeiro dia!

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