Cinco passos fundamentais para usar bem a tecnologia
na comunicação com os colaboradores

Por Paulo Clemen*

Nesse momento de muita e profunda reflexão sobre esses tempos velozes que fazem o futuro já presente, em que valores e estratégias organizacionais têm sido revistos, a partir de mudanças de cenários constantes e aceleradas, o mundo corporativo também tem no próprio avanço tecnológico uma grande oportunidade para o desenvolvimento e aprimoramento de sua comunicação, sobretudo a interna.

A velocidade, decorrente do uso da tecnologia, que, muitas vezes, é vista como uma “vilã” que afeta e influencia diretamente os rumos e os acontecimentos nas empresas, também deve ser encarada como uma grande aliada para dar uma dinâmica interna positiva. É possível, sim, identificar alguns passos que podem ajudar as organizações a encontrarem a melhor direção na utilização da tecnologia para a comunicação com os colaboradores, facilitando a integração das equipes no dia-a-dia corporativo.

Mas, antes disso, há algumas recomendações básicas que precisam ser feitas. A primeira delas é desenvolver um planejamento de comunicação para definir o que se deseja estimular nos colaboradores, a partir do pensamento estratégico, e considerar um mix de ferramentas para que a empresa tenha neles, bem informados e comprometidos com seus objetivos, os verdadeiros co-autores de seus resultados. É importante destacar que a concentração da comunicação em um único canal não é a melhor solução, nem mesmo sendo ele o mais ágil como a intranet ou o e-mail marketing corporativo.

Em seguida, antes de optar por uma das ferramentas tecnológicas, observe, com atenção, se há uma parcela significativa de colaboradores com acesso à tecnologia. Caso positivo, sua organização ganhou mais um recurso para se comunicar com o público interno. Outro ponto a ser verificado é identificar de que forma eles buscam ter conhecimento sobre as informações corporativas dentro da empresa. Isso definirá a função estratégica de cada canal, principalmente os virtuais, decorrentes da tecnologia a serviço da comunicação. Agora sim, podemos citar os cinco passos:
• O primeiro deles é lembrar – sempre – da importância do uso racional da tecnologia na comunicação. Por termos, cada vez mais, acesso a uma grande quantidade de informações, em que somos bombardeados por todos os lados, é preciso saber utilizar a tecnologia com moderação, nos momentos adequados – sem excessos. Só assim, ela terá credibilidade entre os colaboradores.

• O segundo passo é o cuidado especial em relação ao conteúdo. Com a proposta de uma comunicação mais dinâmica, em função dos próprios recursos tecnológicos disponíveis, é preciso estar atento sobre qual é a melhor abordagem. Com certeza, ser mais direto e claro no conteúdo aumentam as possibilidades de compreensão do que se quer comunicar.

• A escolha da linguagem a ser adotada na comunicação também é fundamental para o bom uso da tecnologia. No mundo corporativo, hoje, temos os “migrantes digitais” e os “nativos tecnológicos”. Enquanto os primeiros ainda estão aprendendo a conhecer os códigos usados no mundo virtual, além de, muitas vezes, terem dificuldade de lidar com tecnologia, os “nativos” já a dominam sem dificuldades. Esse terceiro passo indica que um processo de comunicação é bem-sucedido quando emissor e receptor se fazem entender. É preciso ter cuidado em atender a todos os públicos internos.

• Chamar atenção dos colaboradores com os recursos que a tecnologia oferece. Tornar a comunicação atrativa. Esses são o quarto passo para fazer com que eles se sintam interessados. Essa preocupação ganha mais relevância quando lembramos que precisamos cativar os colaboradores meio a tanta informação.

• O quinto passo é mais uma forma de atraí-los para a comunicação. Use ações de promoção (testes, jogos interativos etc.). Além de gerarem interesse pelo que está sendo comunicado, também garantem uma forma de pesquisar e medir acessos, além de avaliar o interesse dos colaboradores em relação ao conteúdo disponível.

Use e abuse da tecnologia para a comunicação com os colaboradores. Ela é mais uma ferramenta à sua disposição. Observe os recursos existentes, adote-os com consciência e perceba de que forma o público interno se relaciona com eles.

*Paulo Clemen é diretor de planejamento e atendimento da Casa do Cliente Comunicação 360º.